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All-in-One Admin Tool für HCL Notes & Domino – das Schweizer Taschenmesser für Admins

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Einleitung

Wer als Administrator eine HCL Notes/Domino-Umgebung betreibt, kennt das Muster: Ein Anwender meldet ein Problem mit einer Mail-Datenbank, dem Posteingang, einer Abwesenheitsbenachrichtigung oder einem hartnäckig „eingebrannten" Designelement – und die Lösung steckt in einer KB-Notiz, in der HCL Support einen LotusScript-Agenten zum Selberbauen beschreibt. Das funktioniert, kostet aber Zeit und ist fehleranfällig: Agent anlegen, Code einfügen, signieren, ACLs setzen, ausführen.
Für genau diese Klasse von Problemen hält HCL eine fertige Werkzeugsammlung bereit: das All-in-One Admin Tool (aktuell als AdminTools 2.0 verteilt), dokumentiert im Knowledge-Base-Artikel KB0032494. Statt jedes Mal einen eigenen Agenten zu schreiben, bekommt man eine geführte Oberfläche mit über 20 vorgefertigten Routinen.
In diesem Beitrag schauen wir uns an, was das Tool ist, wofür es gedacht ist, wie man es einrichtet, welche Funktionen es konkret mitbringt – und wo seine offiziellen Grenzen liegen.

Geltungsbereich und Voraussetzungen

Das Tool ist gemäß HCL für HCL Domino Designer, HCL Notes sowie Domino 9.x und neuere Versionen vorgesehen. Damit deckt es praktisch alle modernen Releases ab, die in produktiven Umgebungen heute noch anzutreffen sind – inklusive aktueller 12.x- und 14.x-Linien.
Die Voraussetzungen sind bewusst schlank gehalten:
  • Notes/Domino 9.x oder neuer, betriebssystemunabhängig
  • Lokaler Notes Client (das Tool läuft als lokale Datenbank, der Server-Zwang früherer Versionen ist entfallen)
  • Administrative Berechtigungen auf den Ziel-Datenbanken/-Servern
Wichtig: Die Werkzeuge greifen über LotusScript (und in einem Fall über die C-API) auf produktive Mail-Dateien zu. Ein Administrator-Zugriff im Notes-Sinn (ACL-Manager, ggf. Full-Access-Administrator auf dem Server) ist daher Pflicht – nicht nur theoretisch, sondern für etliche Funktionen schlicht technische Voraussetzung.

Einrichtung in vier Schritten

Die Inbetriebnahme ist im KB-Artikel klar beschrieben und folgt einem klassischen Notes-Template-Workflow:
  1. Download: AdminTools_V_2.zip aus dem KB-Artikel herunterladen und in das lokale Notes\Data-Verzeichnis entpacken.
  1. Datenbank anlegen: Über Datei → Anwendung → Neu eine neue Anwendung aus den lokalen Templates erzeugen, Template-Name AdminTools2.0. Die Datenbank darf lokal liegen – die frühere Server-Pflicht wurde aufgehoben.
  1. „About this Database" lesen: Das Cover-Dokument enthält den initialen Setup-Leitfaden und Hinweise zur Bedienung.
  1. Per Tool den „Help"-Button beachten: Jedes einzelne Werkzeug bringt einen eigenen Hilfetext mit – HCL empfiehlt ausdrücklich, diesen vor dem ersten Einsatz zu lesen.
Praktischer Hinweis: Weil die Datenbank lokal betrieben werden kann, eignet sie sich gut für eine Admin-Workstation, ohne dass produktive Server-Ressourcen oder zusätzliche Replikate angelegt werden müssen. Wer das Tool im Team einsetzt, sollte trotzdem überlegen, eine signierte, ACL-gehärtete Kopie zentral abzulegen – dazu unten mehr im Abschnitt zum Disclaimer.

Die Werkzeuge im Überblick

Das All-in-One Admin Tool bündelt eine zweigeteilte Liste: einen Kernbestand und einen Block mit Updates und neuen Funktionen. Beide werden im KB-Artikel detailliert aufgeführt.

Kernfunktionen

#
Werkzeug
Zweck (technisch)
1
Remove Profiles Tool
Listet Profildokumente einer Datenbank und entfernt ausgewählte. Wichtig: Nicht für das OOO-Profil verwenden – dafür gibt es ein dediziertes Werkzeug.
2
Out of Office Diagnostic Tool
Diagnoseroutine für Abwesenheitsagent/-service.
3
Prohibit Design Element Tool
Zeigt Designelemente mit gesetztem Prohibit Design Refresh-Flag und erlaubt das Zurücksetzen.
4
Copy Database Tool
LotusScript-basierte, dokumentweise Kopie einer Mail-Datenbank (im Gegensatz zu einer reinen Replikation).
5
Rebuild Mail Database Inbox
Baut den Posteingang neu auf – z. B. nach Folder-Korruption oder versehentlichem Entfernen von Dokumenten aus dem Inbox-Folder.
6
Edit Database ACL
Setzt für eine Liste von Mail-Dateien den ACL-Eintrag des Mail-File-Owners auf Editor, Designer oder Manager.
7
Find Duplicate Templates
Findet doppelte Templates auf einem Server, listet sie auf und kennzeichnet das jeweilige Original.
8
Disable Background Agents
Aktiviert oder deaktiviert „Disable background agents for this database" für eine Liste von Mail-Dateien. Greift auf C-API zurück, weil diese DB-Property aus LotusScript nicht direkt zugänglich ist.
9
Create Mail Database Spreadsheet
Sammelt definierbare Attribute aller Mail-Dateien eines Servers und exportiert sie als CSV.
10
Document DXL Export Tool
Exportiert ein einzelnes Dokument als DXL/XML zur tiefen Analyse.
11
Fix Duplicate Folders
Bereinigt doppelt vorhandene Folder.
12
Log Analysis
Durchsucht eine Liste von Textdateien nach einem Suchstring und schreibt Treffer in eine Ausgabedatei.
13
Mail Database Search
Sucht in einem Verzeichnis oder einer einzelnen Mail-Datei nach einem String; Treffer landen als Document Links im Log.
14
Delete Document
Löscht ein Dokument per NoteID – nützlich, wenn ein Dokument nur noch über die ID erreichbar ist.
15
Edit Mail Rules
Inspiziert Mail-Rule-Dokumente gegenüber verwaisten Mail Rules im Calendar-Profile-Dokument und kann verwaiste Regeln gezielt entfernen.

Updates und neue Funktionen

#
Werkzeug
Neuerung
1
Remove Out Of Office Profile And Agent 2.0
Erweiterte Variante der OOO-Profil-Entfernung, inklusive Bereinigung des OOO-Kalendereintrags, der ggf. Free/Busy blockiert.
2
DXL Document Exporter 2.0
Nutzt die LotusScript-Klassen DXLExporter direkt, ohne dass eine externe DLL ins OS importiert werden muss.
3
Find Database by Template – Prohibit
Ehemals Prohibit Design Element Tool; listet zusätzlich weitere Datenbanken auf, die dasselbe Master-Template verwenden.
4
Remove Hide in Rich Text Field
Entfernt die Hide-When-Formel eines Rich-Text-Feldes in einem Dokument. Hintergrund: Beim Speichern eines Rich-Text-Feldes wird die Hide-When-Formel persistiert und lässt sich später nicht mehr regulär ändern.
5
Change DB Replica ID
Setzt die Replica-ID einer Ziel-Datenbank auf die einer Quell-Datenbank (typisch: Archiv/Backup → Produktion).
6
Copy Calendar Entries
Kopiert einzelne oder mehrere Kalendereinträge aus einer Mail-Backup-Kopie in eine produktive Mail-Datei.
7
Delete Users Mail Document
Entfernt ein konkretes Mail-Dokument anhand seiner UNID über mehrere ausgewählte Anwender hinweg.
8
Send Notes.ini Settings Changes to Users
Schickt notes.ini-Änderungen direkt an Client-User. Das Tool liest dazu das Calendar-Profile-Dokument der ausgewählten Mail-Datei, um den Owner zu bestimmen. Gedacht für Fälle, in denen Policies entweder nicht greifen oder schlicht zu langsam ausgerollt werden.
Inhaltlich deckt das Tool damit drei große Problemklassen ab, die in der täglichen Domino-Administration immer wieder auftauchen: Mail-Datenbank-Hygiene (Inbox, Folder, Profile, ACL, Mail Rules), Designelement- und Template-Probleme (Prohibit-Flags, doppelte Templates, Hide-When in Rich Text) und gezielte Eingriffe auf Dokumentenebene (Löschen per NoteID/UNID, DXL-Export, Kalendereinträge übernehmen).

Technische Einordnung: Wo das Tool Lücken füllt

Domino selbst stellt über den Administrator-Client und die Help-Dokumentation eine ganze Reihe von Bordmittel-Werkzeugen bereit, die HCL in der Produktdokumentation unter Troubleshooting tools for Domino® zusammenfasst. Diese decken vor allem serverseitige Diagnose ab (Konsolen-Befehle, NSD, Log-Analyse über log.nsf, Statistiken, Server-Health-Monitoring).
Das All-in-One Admin Tool ist explizit kein Ersatz, sondern eine Ergänzung auf Mail-Datei- und Designelement-Ebene:
  • Es operiert primär innerhalb von NSF-Dateien (Mail, Templates, einzelne Dokumente).
  • Es kapselt Eingriffe, die regulär nur per selbstgeschriebenem LotusScript-Agenten möglich wären – z. B. das Setzen der nicht über LotusScript erreichbaren Datenbank-Property Disable background agents for this database via C-API.
  • Es nimmt typische Recovery- und Workaround-Aufgaben aus dem KB-Wildwuchs (einzelne KB-Artikel pro Problem) und stellt sie unter einer Oberfläche zusammen.
Genau für diese Lücke positioniert HCL das Tool. Die Related Information im KB-Artikel verlinkt entsprechend auf die Einzel-KB-Artikel, deren Logik im Tool gebündelt ist – darunter:
Wer einzelne dieser Themen schon einmal manuell bearbeitet hat, weiß, wie schnell sich der Aufwand summiert. Für den Admin-Alltag ist die Bündelung deshalb mehr als Kosmetik.

Praxisszenarien

Out of Office – das chronische Sorgenkind

Im HCL-Forum lassen sich regelmäßig Threads finden, in denen Anwender ihre Abwesenheitsbenachrichtigung nicht mehr aktivieren können. In einem typischen Beispiel wird genau das All-in-One Admin Tool genannt, um das OOO-Profil sauber zu entfernen, bevor man Service-Type-Einstellungen in der Konfiguration neu zieht. Mit Remove Out Of Office Profile And Agent 2.0 wird zusätzlich der OOO-Kalendereintrag entfernt, der sonst Free/Busy blockieren kann – ein Detail, das in händischen Workarounds gerne übersehen wird.

Profildokumente und Calendar-Profile

Im Abschnitt Additional Information des KB-Artikels gibt HCL eine kleine, aber praxisnahe Q&A zum Remove Profiles Tool mit:
Q. Wenn das Calendar-Profile-Dokument gelöscht wird, welche Informationen müssen wiederhergestellt werden?
A. Best Practice: vorab Screenshots jeder Seite der Calendar preferences, Mail rules und Feeds anfertigen.
Q. Wie wird das Calendar-Profile-Dokument neu aufgesetzt?
A. Manuell das Feld „This mail file belongs to" auf den Mail-File-Owner setzen.
Q. Wie verifiziert man, dass das Calendar-Profile-Dokument korrekt neu erzeugt wurde?
A. Mit dem NotesPeek-Tool.
Das ist eine wichtige Erinnerung: Das Tool automatisiert Eingriffe, ersetzt aber kein Vorher-/Nachher-Protokoll. Wer Profile, ACLs oder Folder-Strukturen löscht, sollte den Zustand vorher dokumentieren.

Designelement-Probleme nach Template-Refresh

Das Find Database by Template – Prohibit-Werkzeug ist besonders dann hilfreich, wenn nach einem fehlgeschlagenen Design Refresh einzelne Elemente in einer Vielzahl von Datenbanken mit gesetztem Prohibit-Flag landen. Anstatt jede betroffene NSF einzeln zu öffnen, listet das Tool sie über das gemeinsame Master-Template auf.

Massenoperationen über mehrere Mail-Dateien

Mehrere Werkzeuge sind explizit auf Listen von Mail-Dateien ausgelegt: Edit Database ACL, Disable Background Agents, Delete Users Mail Document, Send Notes.ini Settings Changes to Users. Damit eignen sie sich für Wartungsfenster und größere Migrations- oder Bereinigungsaktionen, ohne dass jede Mail-Datei einzeln angefasst werden muss.

Disclaimer – und was das praktisch bedeutet

HCL formuliert in KB0032494 unmissverständlich:
  • Das All-in-One Admin Tool ist eine Sammlung, die „as is" bereitgestellt wird und nicht offiziell supported ist.
  • Der HCL Product Support kann die Werkzeuge nicht modifizieren oder anpassen.
  • Die im KB-Artikel gelisteten Tools sind allerdings offiziell getestet und können zur Fehlerbehebung bzw. als Workaround eingesetzt werden.
Für den produktiven Einsatz ergeben sich daraus ein paar pragmatische Regeln:
  1. Immer auf Test- oder Backup-Kopien zuerst – gerade bei Delete Document, Delete Users Mail Document und Change DB Replica ID. Diese Operationen sind nicht trivial rückgängig zu machen.
  1. Voll-Backup vor Sammeloperationen über mehrere Mail-Dateien (Edit Database ACL, Disable Background Agents, Send Notes.ini Settings Changes to Users).
  1. ID-Signatur und ECL: Die mitgelieferten Agenten sollten mit einer dafür vorgesehenen Admin-ID signiert werden, die sowohl in der Server-ECL als auch in der ACL der Ziel-Datenbanken über die nötigen Rechte verfügt.
  1. Vorher-Zustand dokumentieren: insbesondere bei Profildokumenten und Mail-Rules.
  1. Versionsdrift im Blick behalten: Das Tool ist für 9.x „und neuer" freigegeben; bei sehr alten Templates (z. B. nicht migrierte Mail-Designs) lohnt sich vorab ein kurzer Test einzelner Funktionen, weil sich Datenmodelle der Mail-Templates über die Jahre verändert haben.

Was das Tool nicht ist

Damit niemand falsche Erwartungen entwickelt:
  • Es ist kein Server-Monitoring und keine Domino-Konsole-light. Wer Server-Probleme analysiert, bleibt bei show stat, NSD, log.nsf, Server Health Monitoring und den von HCL dokumentierten Troubleshooting-Werkzeugen.
  • Es ist kein Ersatz für ein strukturiertes Mail-File-Repair über compact, fixup, updall mit den passenden Schaltern.
  • Es ist kein Backup-Werkzeug, auch wenn Copy Database Tool oder Change DB Replica ID in einzelnen Szenarien aushelfen.
  • Es ist kein Massenrollout-Werkzeug für Policies – das Send Notes.ini Settings Changes to Users ist ausdrücklich als Workaround für Situationen positioniert, in denen Policies entweder nicht greifen oder zu langsam ausgerollt würden.

Fazit

Das All-in-One Admin Tool ist genau das, was sein Name verspricht: eine kuratierte, geführte Werkbank für die Notes/Domino-Administration, die viele jener Eingriffe automatisiert, für die HCL Support sonst einzelne KB-Snippets ausliefert. Für Administratoren, die regelmäßig mit Mail-Datei-Hygiene, Profildokumenten, Designelementen und kontrollierten Massenoperationen auf NSF-Ebene zu tun haben, gehört es in den Werkzeugkasten – als Ergänzung zu den Bordmitteln des Domino-Administrator-Clients, nicht als Ersatz.
Der „as is"-Charakter ist dabei keine Schwäche, sondern eine ehrliche Positionierung: HCL signalisiert klar, wofür der Support einsteht (offiziell getestete Routinen, dokumentiert in KB0032494) – und überlässt den Rest dem verantwortungsvollen Einsatz im jeweiligen Betrieb.
Wer das Tool noch nicht im Repertoire hat, lädt sich AdminTools_V_2.zip aus dem KB-Artikel, legt sich lokal eine AdminTools2.0-Datenbank an, liest „About this Database" und den jeweiligen Help-Button – und hat damit für die nächsten Domino-Incidents eine spürbar kürzere Reaktionszeit.

Quellen

Alle Quellen stammen direkt von HCL:
  • Verlinkte HCL-KB-Artikel zu den im Tool gebündelten Einzelfunktionen: KB0037502, KB0033345, KB0036937, KB0035938, KB0029935, KB0032880, KB0084025