Infos zur „Inbox Maintenance“

Eine Frage aus dem atnotes.de Forum:

Bei der Richtlinie lassen sich Parameter zum „entfernen“ setzen. (Dokumente aus dem Maileingang entfernen, die älter sind als (X) Tage..) Leider konnte ich in der Hilfe nichts finden, was nun tatsächlich passiert:

Werden die E-Mails gelöscht? verschoben? archiviert?

Da nichts steht, würde ich vermuten, dass diese gelöscht werden. Oder?


Meine Antwort dazu:

Die Mails (Dokumente) werden nur aus der Inbox entfernt (Inbox ist ein Ordner), d.h. Sie sind nicht gelöscht, sondern z.B. bei „Alle Dokumente“ nach wie vor zu finden. Ausführende Instanz ist der Administrationsprozeß, welcher einen Agenten in den einzelnen Maildatenbanken aufruft. Der Zeitplan hierzu wird im Server-Dokument unter „Server Tasks“ -> „Administration Process“ festgelegt. Dort kann auch eingestellt werden, für welche auf diesem Server liegenden Mailfiles das gilt oder ob eine Policy verwendet werden soll.

Technischer Hintergrund:
Für jede Mail, welche der Router-Task zustellt, muss dieser nicht nur das Dokument im Mailfile des Empfängers „abliefern“, sondern auch „vermerken“, dass diese Mail in der Inbox angezeigt wird. Hierzu wird die DOK-ID im Designelement „Ordner Inbox“ verbucht, in einer sogenannten UNK (Unique Key Table). Auf gut deutsch: Die Information, ob eine Mail in der Inbox (=Ordner) angezeigt wird, wird grundsätzlich nicht (es gibt das zwar, ist aber default nicht so) in der Mail, sondern im Designelement Inbox gespeichert.

Hat nun ein Anwender z.B. 30.000 Mails in seiner Inbox (das soll es geben ) wird der Zeitaufwand zur Pflege der UNK durch den Router-Task immer größer und der Server somit immer langsamer beim Zustellen von Mails. Das soll die „Inbox maintenance“ verhindern, indem die Anzahl der Mails in der Inbox reduziert wird.