Soft Deletions in der R5.x Maildatenbank

Ab Notes/Domino Version 6.0 existiert erstmals „offiziell“ die Möglichkeit, eine gelöschte eMail innerhalb einer bestimmten Zeitspanne wiederherzustellen. Diese Funktionalität existiert jedoch schon seit R5.x – in der Standard Mailschablone war sie lediglich nicht aktiviert.

Technischer Hintergrund
Ab R5.x existiert für alle Datenbanken die Option zur Aktivierung der „Wiederherstellbaren Löschungen“ (Soft Deletions) als Datenbankeigenschaft. Zusätzlich lässt sich die Haltezeit für gelöschte Dokumente in Stunden festlegen.

Sobald diese Option aktiviert ist, werden Dokumente durch eine Löschvorgang nicht wirklich gelöscht, sondern in den normalen Ordnern und Ansichten nicht mehr angezeigt. Um solche gelöschten Dokumente zu sehen, muss eine Ansicht vom Typ „Shared, contains deleted documents“ erstellt werden. Sobald in einer Datenbank eine solche Ansicht existiert, können die zuvor gelöschten Dokumente angezeigt werden.

Um ein gelöschtes Dokument wieder zu „entlöschen“, wird in der Ansicht eine Aktionsschaltfläche mit der Funktion @UndeleteDocument verwendet. So können einzelne, in der Ansicht markierte Dokumente wiederhergestellt werden.

Vorgehensweise für die Maildatenbank
Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog Ihrer Maildatenbank und aktivieren Sie die Soft Deletions. Im letzten Feld dieses Dialoges legen Sie die Haltezeit in Stunden fest.


Datenbank-Eigenschaft „Allow soft deletions“ mit einer
Haltezeit von 48 Std. ($Undelete ExpireTime)

 

Hierdurch verbleibt jede in Zukunft gelöschte eMail für die angegebene Haltezeit (im Beispiel 2 Tage) in der Datenbank und kann wiederhergestellt werden.

IBM/Lotus hat in der Maildatenbank eine Ansicht „($SoftDeletions)“ hinterlegt, die gelöschte eMails anzeigt und sogar über geeignete Aktionsschaltflächen zur Wiederherstellung oder dauerhaften Löschung verfügt. Im Layout enspricht diese Ansicht der Ansicht „Trash“ (Mülleimer). Durch die verwendeten runden Klammern ist die Ansicht jedoch im Notes-Client nicht sichtbar.

Öffnen sie daher die Maildatenbank im Designer-Client und benennnen Sie die Ansicht um (Entfernen der runden Klammern und des ‚$‘-Zeichens) oder erstellen Sie über die Zwischenablage (CRTL-C mit folgendem CRTL-V) eine Kopie – diese Kopie können Sie dann mit einem beliebigen Namen (z.B. „Gelöschte Mails“) versehen.


Im Notes-Client geöffnete Maildatenbank mit gelöschten eMails

 

Durch die Aktionsschaltfläche „Restore“ können Sie einzeln ausgewählte eMails wiederherstellen. „Permanently Remove“ löscht die eMails dauerhaft – dies entspricht der sonst in Notes üblichen, dauerhaften Löschung.

Anmerkung
Die Wiederherstellung von Dokumenten kann auch mit gelöschten Kalender- und Todo-Einträgen erfolgen. Daher verwenden Sie für die Ansicht ggf. besser die Bezeichnung „Gelöschte Dokumente“.

Ich glaube mich zu erinnern, dass dies mit den ersten R5.x-Versionen nicht oder nicht zuverlässig funktioniert hat. Zumindest mit der von mir während der Erstellung dieses Tipps verwendeten Version 5.0.12 engl. funktioniert der Zyklus aber auch einwandfrei mit Kalender- oder Todo-Einträgen.

Notes/Domino Version: 5.x